Анализ дебиторской задолженности в Excel

В анализе дебиторской задолженности некоторые задачи, которые на первый взгляд кажутся сложными, на поверку часто оказываются простыми. Достаточно только вникнуть в их суть и воспользоваться для их решения программой Excel. Научимся вычленять из общего списка тех клиентов, сумма задолженности которых больше судебных издержек.

Расчет количества просроченных дней

Ситуация, когда необходимо вычленять клиентов с задолженностью, может возникнуть на предприятии, которое работает с отсрочками платежей. Т.е., например, товар отгружается 1 числа, и покупателю дается отсрочка на 2 недели. Т.е. до 15-го он должен внести платеж. Составим базовый отчет дебиторской задолженности в Excel , чтобы понять принцип.

Дебиторка.

В ячейке B2 текущая дата прописана не цифрами, а формулой, чтобы при открытии документа всегда проставлялась актуальная дата. Столбец с датами отгрузки товара представлен в формате ДАТА, а с суммами задолженности – в финансовом.

Чтобы рассчитать количество просроченных дней по дебиторской задолженности, нужно из фактической даты, на которую должен был быть произведен платеж, вычесть текущую. Добавим еще один столбец, в котором запишем простую формулу: прибавим к дате отгрузки количество дней отсрочки. И протянем формулу до конца таблицы.

Сроки оплаты.

По дебиторке получилось, что, ИП «Карпов», например, должен был выплатить задолженность еще 4 февраля, а сегодня уже 3 марта. А вот у предприятия ИП «Стригунова» еще есть 6 дней для выплаты, т.к. ее крайний срок – 9 марта.

Теперь подсчитаем количество просроченных дней, не забыв изменить формат ячеек нового столбца на числовой.

Просрочка.

Т.е. из текущей даты мы вычитали дату оплаты и получили количество просроченных дней. Обратите внимание, ячейка B1 абсолютная (заключена в значки $), поэтому при протягивании формулы она остается неизменной. Кстати, у нас получилось два отрицательных значения. Это значит, что ИП «Стригунова» и ИП «Малышев» еще имеют 6 и 2 дня, соответственно, на внесение платежей.

Расчет пени за период просрочки

Просрочка клиента не должна оставаться безнаказанной. Поэтому начисляем пеню, которая составляет 0,1% за каждый просроченный день. Умножим 0,1% на сумму долга и количество дней просрочки.

Пеня.

Двоих клиентов без долга, выделенных красным, пока скроем. Но убирать из списка не будем, чтобы при открытии этого же документа через неделю, задолженность просчиталась автоматически. Выделим обе строки, кликнем правой кнопкой и выберем СКРЫТЬ.

О том, что у нас есть еще два клиента, напоминает нарушенная последовательность строк.

Расчет ставки рефинансирования на день расчета

Второй вариант начисления процентов на сумму долга – в зависимости от ставки рефинансирования на день расчета. Предположим, она составляет 10%. Умножаем ставку на количество просроченных дней и на сумму долга, поделенную на 365.

Ставка рефинансирования.

Видим, что пени при таком расчете получились меньше, чем при прибавлении 0,1% за каждый день просрочки. Поэтому делаем вывод, какой способ начисления процентов выгоднее указывать в договоре.

Как вычленить недобросовестных клиентов

Осталось главное: определить искомых клиентов. Для начала сложим долг и пени, начисленные через 0,1%.

Сумма.

Предположим, что судебные издержки составляют 5000 рублей на одного клиента. Подсчитаем внизу сумму, которую мы сможем получить после подачи в суд на тех, у кого задолженность более 5000. Для этого понадобится функция СУММЕСЛИ.

Пример.

Первый аргумент: диапазон, в котором будет искаться критерий. Второй: собственно, критерий, (>5000). Третий: диапазон суммирования (он совпадает с первым). И не забываем вычесть скрытых Стригунову и Малышева (H12 и H13). Получаем 73984 рубля.

Чтобы быстро определить тех, на кого следует подать в суд, можно воспользоваться функцией ЕСЛИ. Пропишем ее в новом столбце.

Фильтр.

Прочитать формулу можно так: если общая сумма задолженности превышает 5000 рублей (H4>5000), то выводим «в суд». В противном случае выводим пробел. Таким образом, мы вычленили клиентов, чья сумма задолженности превышает судебные издержки.