Польза и возможности дашборда с бизнес-интеллектом в Excel

В современном бизнесе, где объем данных растет с каждым днем, эффективное управление информацией становится ключевым элементом успеха в бизнесе. Учитывая данный факт стоит обратить внимание на современные решения в сфере визуализации данных. Подобно как каждому автомобилю нужна приборная панель, также и каждому бизнесу нужен дашборд для контроля его состояния в разных ситуациях и условиях движения. Без приборной панели далеко не уедешь. Возможно, по этой причине 90% бизнесов закрываются в первые 2 года работы после своего открытия. Думаю, если бы водители автомобилей не пользовались приборными панелями, их автомобили также выходили бы из строя через 2 года эксплуатации в 90% случаев. Поэтому вопрос даже не стоит: «Нужна ли визуализация данных бизнесу?». Намного важнее сосредоточиться на вопросе: «Какой современный дашборд даст конкурентное преимущество?».

Преимущества BI-дашборда для бизнес-отчетности

Узкоспециализированное приложения для разработки дашбордов с визуализацией данных называется Power BI. Аббревиатура BI обозначает значение «Business Intelligence». Главное преимущество BI-дашбордов заключается в их способности конвертировать огромные объемы информации в простые, легко воспринимаемые чарты и диаграммы.

Также к преимуществам следует отнести повышение производительности стратегического планирования для проявления молниеносной реакции в поисках наилучших решений.

Еще важным преимуществом является мотивация достижения результатов. На эту тему было проведено уже достаточно исследований, которые подтверждают наличие эффекта влияния на показатели продуктивности сотрудников с помощью регулярных визуальных презентаций прогресса. Даже наличие элементарной шкалы прогресс-бара помогает сотрудникам существенно увеличить ощущение влияния на результат и вместе с тем повышается желание быстрее достигнуть поставленной цели.

В то же время MS Excel является универсальным аналитическим и вычислительным программным инструментом с возможностью создавать чарты и диаграммы для визуализации сводных данных. Следовательно, возникает логичный вопрос: «Можно ли стандартными средствами MS Excel создать BI-дашборд?». Попытаемся на практике реализовать данную задачу, что само собой даст нам лучший ответ.

Что такое BI-дашборд и как его использовать в бизнесе?

Перед составлением технического задания для разработчика дашборда сначала немного глубже изучим чем является Business Intelligence и какие ключевые отличия BI-дашбордов по сравнению с обычной визуализацией данных. Если нужно овладеть объектом, достаточно просто его изучить.

BI-дашборд так же как и любой другой отчет с визуализацией данных должен уметь рассказать историю о вашем бизнесе основываясь на статистические данные финансовых и экономических показателей. При этом только по ключевым рабочим процессам, чтобы не перегружать пользователя информацией и сохранять баланс между легкостью восприятия и значимости информации.

Пользователь должен иметь возможность: отслеживать производительность, проводить мониторинг, выполнять анализ и т.д. Разработчику необходимо предоставить тот минимум возможностей, который позволит быстро, просто и легко принимать важные вполне обоснованные решения. Для получения такого эффектного результата BI-дашборд предоставляют функцию сегментирования визуализации данных. То есть разбивать ее на части, фильтровать и экспонировать, чтобы легко сфокусироваться на ключевых значениях имеющие набольшее влияния в конкретной ситуации.

Поэтому чтобы разработать BI-дашборд в MS Excel важно предварительно продумать и подготовить структуру исходных данных. Правильно объединять в таблицах источники различных баз данных. Так мы получим комплексный обзор состояния бизнеса.

На всех этапах разработки следует помнить, что нам нужен мощный инструмент, который обеспечивает бизнес-лидеров актуальной, точной и визуально привлекательной информацией. Без компромиссов! Только в таком случае Business Intelligence дашборд будет выполнять функцию сердца управленческой информации в любом бизнес-проекте.

Роль визуализации данных в бизнесе

Сама по себе визуализация данных является очень важным инструментом в любом виде бизнеса. Ее пользу сложно переоценить. Графики, диаграммы, тепловые карты – все это инструменты, которые помогают сделать информацию доступной и понятной для всех уровней управленческой структуры. Более того в ближайшем будущем она выйдет за пределы корпоративного использования и будет применяться даже в бытовых устройствах. Произойдет масс адопшн и покорит масс маркет. Как каждое успешное решение пройдет по всем этапам пути эволюции потребления нового продукта:

1. Инновация. Процесс рождения продукта, только начинает входить в рынок и захватывать медийное поле внимания через СМИ.
2. Эксклюзивность. Новый продукт пока еще является дорогим и малодоступным для широкой аудитории, но его польза вполне окупает его стоимость. Еще на этой стадии новый продукт потребители часто используют для подтверждения высокого статуса.
3. Развлечение. Продукт все еще не дешевый, но уже более доступный по цене, а также уже успел подтвердить на практике свою ценность и пользу. Благодаря этому успел уже набрать популярность.
4. Бытовая принадлежность. На этой стадии продукт имеет наименьшую стоимость, но и наибольший охват потребителей. Доступная цена, полезные уникальные и незаменимые качества делают его неотъемлемой частью в жизни человека. Также и неотъемлемой частью истории человечества. Благодаря этому продукт становиться само-реализованным и приносит наибольшею прибыль.

Этот процесс неизбежен. Объемы данных растут экспоненциально. Все чаще возникает проблема переизбытка информации. Именно визуализация данных позволит организовать большие объемы данных так чтобы разгрузить нас от ежедневных процессов впитывания гигабайтов информационного мусора. Вместе с интегрированием визуализации данных в нашу жизнь мы получим возможность фокусироваться только на ключевых показателях наиболее важных для нас в конкретной ситуации при конкретных условиях. Сегодня страх упустить важную информацию в огромном потоке инфо-мусора перегружает наши физические возможности концентрации внимания и практически парализует нас. Сегодня нам нужно больше свободы для развития и так редко мы ее получаем, что уже забыли, как ей пользоваться. Разработчиков визуализации данных ждет огромный рост рынка для реализации их творчества.

Сила синергии Business Intelligence и визуализации данных в MS Excel

Business Intelligence и визуализация данных взаимно усиливают друг друга. В результате их слияния получаем BI-дашборд. Этот симбиоз позволяет бизнес-лидерам быстро распознавать ключевые моменты и адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям. Фактически приложение MS Excel позволяет нам на базовом уровне выполнить слияние BI & DataViz. Это немного сложнее стандартных визуальных отчетов, потому что нам дополнительно потребуются:

1. Правильно организовать структуру таблицы с исходными данными.
2. Создать промежуточную сводную таблицу.
3. Добавить элементы управления срезов данных.

Благо все это имеется в арсенале инструментов MS Excel и с этим можно попытаться создать свой BI-дашборд. Как это получилось у меня – можно посмотреть на готовом примере скачав ниже шаблон в формате Excel документа:

Download Business Intelligence Dashboard in Excel

Данный пример BI-дашборда содержит управляющие элементы для сегментирования данных визуализации. Он имеет интерактивные возможности, но при этом не использует макросы. Применялись только стандартные средства для чистоты эксперимента. О том как устроен BI-дашборд и какие его принципы функционирования при использовании подробно описано в следующей статье:

Естественно для создания BI-дашбордов лучше использовать узконаправленные программные инструменты такие как приложение Power BI. Но что если вы активный пользователь MS Excel, а порог входа в принципы разработки на Power BI слишком высок на данный момент для вас? Или же вам просто нужно быстро создать прототип визуализации. MS Excel вам в этом также сможет помочь хоть и на базовом уровне.

Создавайте и что более важно практически применяйте BI-дашборды в бизнесе и не только. Их правильное использование помогает создавать аналитическую культуру в организации, что является фундаментом для устойчивого роста и успешного управления бизнесом.