Проверка вводимых данных в ячейки Excel
Допустим, что в таблице прайс-листа с розничными ценами на товары, в одном из столбцов указана процентная ставка НДС. Как часто бывает в рутинной работе срабатывает человеческий фактор и по ошибке для одной из категорий товаров, вместо ставки НДС 20% была введена старая ставка 19%. Эта небольшая разница в данных – 1% может создать большие проблемы для фирмы с всевозможными последствиями. Чтобы исключить ошибки созданных по причине человеческого фактора, воспользуемся встроенным инструментом Excel для проверки данных, который позволяет контролировать все что вводиться на рабочий лист.
Как в Excel сделать проверку данных в ячейках
Пример прайс-листа с введенными ошибками в процентных ставках НДС:
Чтобы в Excel сделать проверку вводимых данных в ячейки следует выполнить ряд последовательных действий:
- Выделите диапазон ячеек где вводиться формула с процентной ставкой для цен с НДС и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
- В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите опцию «Список».
- В полю ввода «Источник:» введите значения разных процентных ставок: 0%; 20%; освобождается.
- Перейдите на закладку «Сообщение об ошибке» и заполните текстовое поле «Сообщение:» текстом который будет содержать сообщение при вводе других значений, которые отличаются от указанных значений в списке.
Закладка «Сообщение об ошибке» предоставляет пользователю возможность оформить стиль сообщения об ошибочных вводах значений. Если пользователь вводить в ячейку неправильное значение тогда будет выполнен один из 3-х параметров:
- Останов – данный параметр разрешает вводить только правильное значение, выбранного из выпадающего списка или отменить ввод оставив пустую ячейку.
- Предупреждение – этот параметр предупреждает об вводе ошибочного значения и предоставляет попытку отредактировать или выбрать из выпадающего списка.
- Сообщение – параметр сообщает о неправильном значении и позволяет проигнорировать ошибку.
Закладка «Сообщение для ввода» содержит поля ввода для заголовка и текстовое поле для сообщения в примечании, которое будет появляться перед вводом данных в ячейку. А точнее как только ячейка будет активной сразу высветлиться соответствующее примечание. Данное примечание повышает контроль над ошибками связанных с вводом значений. В нем можно указать правильное значение для данных ячеек.
После заполнения всех параметров в окне «Проверка вводимых значений» нажмите на кнопку ОК.
В результате возле каждой заполняемой ячейки справа появляется стрелка выпадающего списка, в которой указана правильная процентная ставка НДС.
Внимание! Инструмент «Проверка данных» срабатывает только при вводе значений в ячейку. Если же значения буду скопированы из других ячеек, то при вставке этот инструмент удалиться из этих ячеек и не сработает.