Работа в Excel для продвинутых пользователей
Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.
В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.
Как работать с базой данных в Excel
База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.
Для примера создадим в Excel базу данных.
Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» - «Таблица»). А потом вносить данные.
Найдем нужные сведения в базе данных
Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» - «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.
Отсортируем в базе данных подобные значения
Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» - в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.
Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.
Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» - «Меньше или равно».
Задаем параметры сортировки.
После нажатия ОК:
Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.
Найдем промежуточные итоги
Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.
С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).
Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.
Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:
С ее помощью можно изменить функцию СУММ.
В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.
Как работать с макросами в Excel
Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.
Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.
Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:
- Скопируем таблицу на новый лист.
- Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
- Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
- Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
- Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».
Талица приобрела следующий вид:
Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.
- Вкладка «Вид» (версия 2007) – «Макросы» - «Запись макроса».
- В открывшемся окне назначаем имя для макроса, сочетание клавиш для вызова, место сохранения, можно описание. И нажимаем ОК.
- Запись началась. Никаких лишних движений мышью делать нельзя. Все щелчки будут записаны, а потом выполнены.
Далее будьте внимательны и следите за последовательностью действий:
- Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «итоговой стоимости».
- Нажимаем «копировать».
- Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «Всего».
- В появившемся окне выбираем «Специальную вставку» и заполняем меню следующим образом:
- Нажимаем ОК. Выделяем все значения столбца «Количество». На клавиатуре – Delete. После каждого сделанного заказа форма будет «чиститься».
- Снимаем выделение с таблицы, кликнув по любой ячейке вне ее.
- Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем «Остановить запись».
- Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем и в появившимся окне жмем «Выполнить», чтобы проверить результат.
Прочитайте следующий пример и узнайте: как работать с макросами без программирования.
Как работать в Excel одновременно нескольким людям
Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» - «Доступ к книге».
Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» - «Доступ к книге».
Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.
Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.
Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!
К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:
- нельзя удалять листы;
- нельзя объединять и разъединять ячейки;
- создавать и изменять макросы;
- ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).
Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.
В примере: совместный доступ к файлу - более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.