Быстрый анализ использования кредита малого бизнеса в Excel

Не все дашборды Excel должны быть всеобъемлющими визуализацией данных. В бизнесе часто ценится скорость принятых эффективных решений и реакция на ситуацию. Минимум данных максимум пользы! Особенно это актуально в малом бизнесе, где даже незначительные изменения могут оказывать больше влияние. В данном примере представлен Excel шаблон маленького дашборда для быстрой оценки эффективности использования кредитного капитала и контроля долговой нагрузки по сводным KPI показателям.

Дашборд-Трекер использования кредита в оборотном капитале

Шаблон мини дашборда позволяет за пару секунд оценить в Excel были ли критические финансовые ошибки или всплески продаж возникшие на фоне влияния использования кредита. Например, при использовании банковского займа для поддержания сезона продаж или для финансовой устойчивости перед кассовыми разрывами. Заемные средства в оборотном капитале требуют постоянного контроля. Если вам пришлось использовать дополнительное финансирование со стороны банков, тогда нужно постоянно держать руку на пульсе.

Список индикаторов для оценки потенциала быстрого использования мини-дашборда:

1. Контроль структуры базовых расходов.
2. Анализ ежемесячной выручки и прибыли в динамике.
3. Запас потенциала и уровень использования заемного капитала.
4. Уровень безубыточности.
5. Выполнения плана продаж.
6. Маржинальность прибыли.
7. Текущая сумма общего долга.

Рассмотрим всю структуру маленького дашборда для отслеживания критически важных показателей в Excel.

Панель контроля ключевых показателей малого бизнеса

Условно структура маленького дашборда состоит из двух базовых частей:

1. Шапка дашборда – интерактивная панель карточек KPI.
2. Тело шаблона – визуализация данных с инфографикой.

Структура сегментирования расходов по базовым категориям

Первая KPI-карточка в шапке – это визуализация расходов, разбитых на доли. Главное, на что стоит обращать внимание: какую долю в расходах занимают долговые обязательства – подсвечено белым цветом для экспонирования на фоне других категорий.

Полномочия блока кнопок, расположенного на карточке, не распространяется на целый дашборд. Работает локально внутри блока визуализации и предназначен для переключения между категориями. Можно выбирать и анализировать сумму одновременно несколько категорий расходов удерживая клавишу CTRL на клавиатуре при использовании.

Контроль уровня безубыточности

Центральная карточка предназначена для контроля выручки над уровнем безубыточности малого бизнеса. Синяя диаграмма отображает на сколько превышен уровень без убытка в относительном значении. Синим числом отображается сумма в абсолютном значении – разница между выручкой и точки безубыточности.

Блок визуализации имеет два элемента управления: счетчик и выключатель. Полномочия для обоих элементов распространяются на весь дашборд. С помощью счетчика мы имеем возможность изменять уровень безубыточности. А с помощью выключателя мы отключаем прямую линию на главном центральном блоке визуализации дашборда. Уровень безубыточности представлен как среднегодовое значение.

Индикатор маржи

И последняя диаграмма в шапке дашборда – это маржа. Главный показатель для прибыли, является важной единицей измерения, которая очень чувствительна к использованию заемных средств в оборотном капитале. Даже если план по объему продаж выполнен, выручка находится выше среднегодового уровня безубыточности, но отрицательная маржа – бизнес нерентабелен, некредитоспособен и идет к банкротству. Но если план по объему продаж не выполнен, но положительный показатель маржи – все еще не так уж плохо и есть шансы повысить прибыль за счет дополнительных вливаний кредитных ресурсов для увеличения объема продаж.

Далее мы переходим ко второй части дашборда, где находится более детальная визуализация данных о развитии малого бизнеса под влиянием банковских кредитов.

Прогресс-бар плана продаж и панель управления

Для анализа плана продаж используется прогресс-бар, сделанный из горизонтальной структурированной гистограммы. Если план перевыполнен (как показано на рисунке), то доля 100% выполнения остается окрашенной синим цветом, а доля перевыполнения подсвечивается зеленым цветом. Очень важно контролировать план продаж, ведь если маржа относительно большая, но продажи минимальные – значит в угоду кредитоспособности была завышена наценка и продажи упали, но маржа выросла. В результате объем прибыли снижается и есть риск не удержать объем выручки выше уровня безубыточности. Не забываем, что часть прибыли нужно отдать на погашение процентов по кредиту.

Ниже находится блок управления выборкой данных по учетным периодам: год, месяц, квартал. Также имеется еще один элемент управления – счетчик для указания наценки. В результате можно быстро моделировать разные сценарии масштабирования малого бизнеса с помощью дополнительных кредитных ресурсов.

Анализ ежемесячных расходов и выручки в динамике

Центральный блок визуализации презентует динамику изменения показателей выручки по отношению к расходам. Также здесь отображается среднегодовой уровень безубыточности – горизонтальной прямой белой линей на синем фоне сквозь все месяцы. Отключить или изменить уровень безубыточности можно в центральной карточке.

Блок содержит кнопки для управления выборкой учетных периодов. Кнопки расположены по оси X комбинированного бар чарта. Под каждым баром выполняют функцию подписи наименования соответственного месяца. Реализовано это решение с помощью срезов данных сводных таблиц Excel. А значит имеется поддержка функции мульти-выборки, чтобы можно было выбирать значения для анализа за несколько месяцев – одновременно, удерживая клавишу CTRL на клавиатуре. Например, на рисунке показано, что выбраны месяцы только за второй квартал.

Инфографика для управления долей кредитных средств в обороте

С помощью этого блока инфографики мы имеем возможность управлять дозировкой инъекции дополнительного финансирования в оборотный капитал за счет кредитования малого бизнеса.

Важно понимать, что при разумном управлении рисками не стоит сразу использовать весь потенциал кредитоспособности на все 100%. Во-первых, всегда должен быть резерв на непредвиденные обстоятельства. Во-вторых, чаще всего это не эффективно и ведет к снижению маржи, так как чем больше использовано кредитного капитала в операционной деятельности, тем большую долю прибыли нужно отдавать на погашение процентов за обслуживание кредитов.

Кроме того, этот блок позволяет анализировать различные сценарии. Например, без использования кредитов или на 50% использования потенциала кредитоспособности.

Презентация мини-дашборда для быстрого анализа малого бизнеса

Как видно актуальность таких небольших дашбордов весьма высока! Возможно даже популярнее сложных много экранных шаблонов с большим количеством блоком визуализаций с различными типами диаграмм и графиков.

Скачать мини-дашборд для быстрого анализа малого бизнеса в Excel

Такие шаблоны с компактным дизайном визуализации данных удобно использовать на планшетных и мобильных устройствах, чтобы они были всегда под рукой. Только тогда можно постоянно держать руку на после своего малого бизнеса. Дальше будет больше похожих небольших дашбордов с критически важными индикаторами.