CRM дашборд для эффективного управления продажами в Excel

Шаблон дашборда анализа показателей эффективности продаж для CRM системы позволяет создавать интерактивные отчеты в Excel. Здесь собраны все самые необходимые визуализации данных, которые должен показывать CRM дашборд. Пример как Excel может помогать в дополнении к системам управления продажами для бизнеса.

Как Excel гибко расширяет возможности CRM-системы

С каждым годом реклама дорожает и снижаются ее показатели рентабельности вложенных средств. Стоимость лида непрерывно растет. Причина понятна – высокая конкуренция в борьбе за клиента. Пришло время делать ставку на качество продаж, а не на количество лидов выжатых из раздутых рекламных бюджетов.

В сфере разработки программных продуктов, на сегодняшний день основную долю рынка делят две категории B2B и развлечение. Если глубже погрузиться в маркетинговый анализ категории потребителей B2B, то там самая большая доля рынка приходится на категорию управления продажами, а на втором месте управление проектами.

Если рассуждать глобально, то в категории управления продажами сейчас стоит главная задача удерживать рентабельность рекламного бюджета. Без рекламы ничего не продается. И то утверждение что хороший продукт должен сам себя продавать – это миф! Уже многими экспериментами был опровергнут. Один из них провел The Washington Post 12 января 2007 года. Джошуа Белл встал в переходе станции метро L'Enfant Plaza в Вашингтоне в час пик и играл на своей скрипке Stradivarius (изготовленной в 1713 году), стоимость которой на тот момент составляла около 3,5 миллионов долларов, за 45 минут мимо него прошли 1097 человек и он заработал всего 32 доллара и 17 центов (причем 20 долларов из этой суммы дал тот самый человек, который его узнал). И таких примеров много, а если вы предприниматель, то неоднократно сталкивались с недооцененными продуктами и услугами на рынке.

Реклама будет существовать столько сколько существуют деньги! Реклама даже есть в природе – например, цветы – это яркий пример рекламы для пчел и других насекомых.

В результате сегодня бизнес оказывается в непростой ситуации. С одной стороны от рекламы отказаться невозможно, с другой стороны реклама постоянно дорожает. Решение остается только одно повышать качество реализации товаров или услуг. Именно для этого предназначены программные инструменты для эффективного управления продажами. ERP и CRM системы помогают бизнесу повысить качество взаимодействием с клиентами. Интерактивные возможности визуализации данных в Excel помогают повысить гибкость в управлении продажами за счет быстрой качественной и не сложной разработки CRM дашбордов под конкретные условия бизнеса или рынка.

Вы можете убедиться в этом воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном. Чтобы понять принципы устройства и использования дашборда рассмотрим детально все блоки визуализации для дальнейшего использования или кастомизации шаблона под свои условия и потребности.

Воронка продаж для управления конверсией лидов в сделки

Первый блок визуализации для CRM дашборда – это конечно же воронка:

Здесь пользователь имеет возможность анализировать этапы конверсии лидов в успешные сделки. Данный блок важен в первую очередь для маркетингового отдела. В этой версии воронки продаж представлено 4 уровня прохождения:

Сырой лид - контакт, проявивший первичный интерес.
MQL = Marketing Qualified Lead - прошедший маркетинговую квалификацию и соответствующий профилю целевого клиента.
SQL = Sales Qualified Lead - контакт, подтвержденный как реальная возможность для заключения успешной сделки.
Opportunity – зона работы отдела продаж с клиентами в пайплайне.

зафиксирован объем сделки;
определен этап переговоров;
есть прогнозируемая дата закрытия;
присвоен статус сделки вероятность закрытия в (%).

В результате воронка из лидов возвращает определенное количество успешных сделок и что очень важно определенного объема!

Итоговые показатели:

Объем закрытых успешных сделок.
Объем сделок в обработке.
Объем утерянных сделок.

На каждом этапе воронки продаж показан показатель конверсии и количество потенциальных клиентов.

Стрелочками подсвечивается сравнение показателя с предыдущим таким же учетным периодом (больше или меньше).

Визуализация этапов пайплайн в Excel

В этом блоке показана структура обработки лидов на самом нижнем уровне воронки – Возможность. Вся воронка продаж составляется и управляется маркетинговым отделом, но последний уровень это в большей степени лежит ответственность на отделе продаж. Именно на этом этапе продавцы в наибольшей степени отвечают за конверсию лидов в продажи.

Процесс состоит из 4 последовательных этапов:

Qualification – задача подтвердить реальность сделки путем проведения discovery-встреч или звонки для определения потребности потенциального клиента.
Proposal – цель презентовать уникальные преимущества предложения под потребности покупателя.
Negotiation – согласования условий заключения успешной сделки.
Contract – главная цель формализовать сделку, а вторая цель формирования и накопления базы постоянных клиентов.

Визуализация используется в формате интерактивного двуслойного бар чарта:

Слой показателей объема сделок.
Слой показателей количества сделок в очереди.

В правой части блока небольшой спарклайн для анализа и контроля средней активности продаж по дням недели. Весь недельный объем распределяется на 7 долей в процентном соотношении. При одновременной выборке можно определить в какие дни какая доля активности. Например, можно оценить сколько приходится активности на выходные дни в процентном соотношении. Или сравнивать дни пиков с другими днями. Отслеживать аномалии роста или спада активности в праздничные дни.

Все интерактивные кнопки имеют ограниченные полномочия, которые не распространяются на управления за пределы блока визуализации. Предназначены исключительно для локального взаимодействия с данными.

Анализ и прогноз ежемесячной выручки

Это главный блок для управления дашбордом. Полномочия всех его интерактивных элементов распространяются на весь дашборд и предназначены для его управления.

Именно в этом блоке мы указываем учетные периоды для выборки данных по годам, месяцам, кварталам, полугодиям или сезонам активных и пассивных продаж. Мульти выборка на кнопках срезов данных сводных таблиц в Excel позволяет группировать и сегментировать диапазоны временных интервалов. То есть если мы одновременно нажмем на месяц апрель май и июнь (удерживая зажатой клавишу CTRL на клавиатуре) мы сделаем выборку данных за второй квартал на целом дашборде.

Сам по себе блок визуализации вполне информативен и не требует особого детального описания. Комбинированный бар чарт показывает динамику выручки по месяцам, а кривая с маркерами представляет собой установленный ежемесячный план продаж, заранее спрогнозированный командой аналитиков.

Показатель KPI (в правом верхнем углу) – отображает процент выполнение этого плана в том или ином месяце либо в любом другом учетном периоде.

Переключение по годам также дает возможность одновременно выбирать данные сразу за несколько лет. Например, в данном примере можно узнать трехлетний показатель KPI если выбрать все года на панели управления – одновременно. Если будет выбран один год и все месяцы сразу, то в результате мы получим годовой показатель KPI и т.д.

Анализ удержания постоянных и приток новых клиентов

60% прибили приносят постоянные клиенты. Наиболее эффективная реклама всегда будет иметь более высокую рентабельность если нацелена на бизнес, которые узнают ваш бизнес.

Данный блок показывает долю клиентов, которые возвращаются на протяжении одной недели за второй покупкой.

Ниже представлены две кривых линейного графика. Первая на снижение – это динамика удержания клиентов. Вторая кривая – прирост новых покупателей за этот же период. Интересно также отслеживать места пересечения этих двух кривых. Их точка пересечения называется замещение или еще точка равновесия, а также уровень стагнации.

3 модели анализа удержания старых и притока новых клиентов по положению точки равновесия:

Скорость наполнения и обновления клиентской базы – если точка пересечения находится ближе в левую сторону, значит скорость обновления базы высокая, но чем дальше находится точка равновесия в направлении правой стороны, тем выше скорость наполнения клиентской базы.
Предел «емкости» маркетинговой стратегии. Чем дальше точка пересечения в правую сторону, тем сильнее ваша маркетинговая стратегия.
Эффективность «виральной петли». Если пересечение на графике количества активности новых и старых клиентов начинается слишком рано, на второй или третий день – это плохой знак свидетельствует о том, что удержание активности клиентов сгорает слишком быстро и не успевает компенсироваться новым притоком для взрывного роста. А если же наоборот точка пересечения находиться очень далеко от начала значит следует ожидать долгосрочный тренд и следует обзавестись хорошими запасами товаров или других ресурсов, чтобы извлечь максимальную выгоду от возможностей вирального взрывного роста - (очень полезно для работы с алгоритмами продвижения предложений в социальных сетях).

Простой, но очень полезный блок визуализации данных для анализа маркетинговых стратегий и эффективности управления продажами при работе с CRM-системами.

Анализ циклов продаж

В данном примере показано согласно планированию команды аналитиков – один цикл продаж должен составлять не более 7-ми дней. Средний показатель времени на одну сделку 5,9 дней. Следовательно, использовано 84% запаса прочности.

Рядом показан процент сделок, которые были закрыты за пределами установленного плана цикла. То есть старше чем 7 дней. Несмотря на то, что сделки закрыты успешно – это уже тревожный звоночек роста риска устаревания процесса конверсии. По данным условиям использование времени больше, чем 7 дней на одного клиента – это превышение расходов временных, финансовых, энергетических, человеческих и других видов ресурсов. А также высокая потеря фокуса клиента к закрытию его потребности относительно его ожиданий. Другими словами, клиент может быть разогрет за счет ресурсов нашей компании и в итоге закрыл свою потребность у наших конкурентов. Чем выше процент устаревания успешных сделок, тем выше процент нерациональных сделок даже если сделки были закрыты в плюс.

Интерактивная доска лидеров в Excel

Здесь все просто. Рейтинг Топ-5 сотрудников разных отделов. Блок позволяет определить лидеров в тот или иной период времени.

Независимо от того растут продажи или падают, всегда возникает спор двух отделов: маркетинговый и отдел сбыта. Если продажи выросли каждый отдел присваивает себе влияние на положительный результат. А если продажи падают эти два отдела обмениваются взаимными обвинениями в неудаче. Поэтому было принято решение сделать переключатель между отделами на таблице топ-5 лидеров. Отдел сбыта оценивается по абсолютным показателям объемов. В то же время макретинговый отедл по относительным показателям выполнения планов KPI в процентах.

Презентация типового CRM дашборда в Excel

В этом шаблоне анализируются все базовые показатели, которые должен содержать каждый классический CRM дашборд:

Воронка продаж.
Pipeline стадии.
Динамика продаж.
Прогноз выручки.
Средний цикл заключение сделки.
Активность команд менеджеров.
Показатели притока и удержания клиентов.

Как видно в данном примере все требования выполнены. Вы можете скачать готовый шаблон и оптимизировать его под свои уникальные условия и потребности вашего бизнеса:

Скачать CRM Дашборд для управления продажами в Excel

В следующих примерах будут рассмотрены новые CRM Дашборды с разными идеями для повышения качества конверсии лидов и окупаемости рекламных бюджетов. Благодаря своей простоте Excel позволяет быстро создавать готовые решения для уникальных задач. А также создавать прототипы для разработки полезных программных продуктов. И наконец строить лучше технические задания для разработчиков.