Дашборд для управления проектами в Excel c инфографикой

Эффективное управление проектами – это ключ к успеху малого бизнеса, особенно когда речь идет о масштабировании. Главный враг собственника бизнеса – это многозадачность. Но визуализация данных помогает человеку получить власть над многозадачностью и управлять так, чтобы извлекать из нее преимущества.

Научно-доказанный интересный факт: многозадачность – это главная причина бедности! В данном примере мы будем побеждать многозадачность с помощью интерактивного дашборда по управлению бизнес-процессами. Как этого добиться? Показываем на готовом примере, который можно скачать в конце статьи.

Как использовать дашборд для управления бизнес-проектами в Excel

Многозадачность вредна предпринимателю. Его мозг должен быть свободным и всегда открытым к новым креативным идеям. Чтобы разноплановые процессы не перегружали мозг предпринимателя, визуализация данных из взаимосвязанных показателей создает увлекательную игру. Хороший интерактивный дашборд должен не просто уметь рассказать историю и показать решение как презентация, но должен вовлекать в игровой процесс анализа данных. Дашборд напоминает предпринимателю что бизнес – это не просто работа, а игра. В этой игре главная цель – помогать людям! Ведь в любом бизнесе самое главное – это клиент. А деньги – это всего лишь показатель эффективности помощи. Подобно как в играх поинты за выполнение заданий. Если ты что-то делаешь и тебе за это не платят, значит, то что ты делаешь никому не нужно. Фактически продавать = помогать людям! И не существует ни одного бизнеса без продаж.

Дашборд предназначен для динамического управления и отслеживания ключевых процессов масштабирования розничного малого бизнеса. Стратегия масштабирования основана на увеличении количества новых пунктов реализации. В большинстве случаев бизнес масштабируется только в одном направлении, так как это более безопасная стратегия. Но для разнообразия примера и презентации возможностей шаблона дашборда мы будем презентовать масштабирование бизнеса одновременно по четырем направлениям:

1. Продовольственные товары – магазин Фрукты и Овощи.
2. Цифровая Бытовая техника – магазин Электроника.
3. Текстиль – магазин Одежда и Стиль.
4. Home Retail – магазин Дом и Жизнь.

Так будет понятно, что данный шаблон можно использовать как для безопасных, так и для рискованных стратегий развития рынков. Более того такой наглядный пример показывает возможности для тестирования новых ниш.

Модель для примера управления бизнес-процессами в Excel

Чтобы быстро освоить принципы использования и построения дашборда, как всегда уже по устоявшейся традиции мы сначала моделируем ситуацию для технического задания (ТЗ).

Собственник бизнеса в сфере розничной торговли принимает решение масштабироваться. Для этого были выбраны 4 направления описанных выше. Масштабироваться одновременно по четырем направлениям очень рискованно, но вполне реалистично. Поэтому предприниматель делает тщательный подход к такой стратегии.

На каждое направление открывает только по 1 пункту реализации. На открытие каждого пункта выделено 12 месяцев времени. Каждый месяц должен закрывать одну последовательную задачу:

1. Анализ рынка и выбор локации — изучение конкурентов, целевой аудитории, посещаемости и вариантов аренды.
2. Поиск локализации и подписание договора аренды — согласование условий, подписание контракта и оформление необходимых документов.
3. Разработка дизайн-проекта — планирование торгового помещения, брендинга и визуального оформления.
4. Ремонт и подготовка площадки — строительные работы, отделка и подключение инженерных сетей.
5. Закупка и установка оборудования — стеллажи, кассовые аппараты, освещение и мебель.
6. Формирование ассортимента продукции — заключение договоров с поставщиками и закупка начального запаса.
7. Найм и обучение персонала — набор сотрудников, проведение обучения и оформление документов.
8. Разработка маркетинговой стратегии — рекламные кампании, настройка социальных сетей и акции.
9. Тестирование внутренних процессов — пробные продажи, настройка POS-системы и тестирование логистики.
10. Запуск рекламной кампании — анонсы, акции и привлечение первых клиентов.
11. Торжественное открытие магазина — проведение мероприятия по открытию и запуск продаж.
12. Анализ эффективности и корректировка стратегии — оценка KPI, улучшение процессов и планирование будущего роста.

Каждый месяц изменяются ключевые показатели функционирования внутренних процессов масштабирования. Каждому из них выделен свой блок визуализации для динамического анализа и оценки новых достижений и уровней рисков. Далее рассмотрим каждый блок.

Прогрессивная временная шкала в Excel

В первую очередь рассмотрим главный блок тайм-лайн прогресс бар:

На чарте мы отслеживаем процесс масштабирования проекта. Каждый год открывается новая точка продаж. Все точки параллельно развиваются в новом направлении (в данном примере). Горизонтальная шкала прогресс-бара для каждого магазина показывает закрытие запланированных процессов финализации. То есть тот период от дня открытия на уровне MVP до полной работоспособности и выполнения всех реальных планов продаж. Стоит отметить, что срок окупаемости пункта реализации для розничной торговли обычно составляет не менее чем 2 года.

Также в этом блоке визуализации находится элемент управления дашбордом.

Во всех дашбордах управления проектами временная шкала играет важнейшую роль. В бизнесе, как и в жизни – сложность задачи определяется сроками ее реализации. Иными словами, можно сказать, что не существует сложных задач неограниченных во времени. И наоборот, даже самую простую задачу можно усложнить короткими сроками на ее выполнение. Мы часто забываем, что количественные показатели результата нам менее важные, чем временные. Не так важно какой будет результат, как когда он будет. Любое любимое дело можно возненавидеть если его нужно выполнять срочно. Поэтому планированию времени следует уделять особое внимание.

Эта техника визуализации данных о времени еще часто используется для презентации дорожных карт.

Сегментирование года на ежемесячные задачи и подзадачи

На открытие каждого магазина требуется 1 год времени. На протяжении года будут выполнены 12 ежемесячных последовательных процессов. Начиная с анализа рынка и заканчивая завершающими этапами после открытия магазина. На каждым процесс выделяется 1 месяц времени и определенная сумма, предварительно запланированная годовым бюджетом.

При изменении текущего месяца на дашборде в данном блоке подсвечивается иконка соответственная текущему процессу. А также справа обновляется наименование процесса и краткое описание.

Планирование доходности

Этот необычный бар чарт имеет свой элемент управления с помощью, которого мы можем настраивать уровень доходности. В первом значении находится начальная сумма расходов, а последнее значение это сумма после добавления прибавочной стоимости. С помощь кнопок управления мы изменяем множитель. Например, на рисунке показан множитель x3.3. В результате изменяется конечная сумма – доход. Чем больше разница между начальной и конечной суммой, тем больше искривляется экспоненциальная кривая.

Сумма, указанная в текущем выбранном месяце, является значением дохода с учетом множителя и экспоненциального роста по состоянию на текущий месяц.

Кажется, что такую сверхдоходность нереально получить даже в розничной торговле. Но в этом бизнесе можно вырастить прибыль не только с помощью повышения наценки на товары!

Высокая скорость оборачиваемых средств, также может кратно повысить прибыль. Например, если мы продаем только 1 товар с себестоимостью $35,749 и наценкой 25%. То нам достаточно на протяжении одного года его произвести и продать 14 раз чтобы получить доход $117,971.

Дано:

• Наценка: 25%
• Стоимость товара (C): 35,749
• Желаемый доход (D): 117,971
• Период: 1 год
• Ищем скорость оборачиваемости капитала (N) – сколько раз нужно продать товар за год.

Шаг 1: Найдем прибыль с одной продажи

Наценка 25% означает, что прибыль — это 25% от себестоимости (если считать наценку как долю от себестоимости, а не от конечной цены).

Прибыль с одной продажи:

$P=C\times 0.25=\mathrm{35,749}\times 0.25=\mathrm{8,937.25}$

Шаг 2: Найдем количество оборотов

Чтобы получить доход 117,971, нужно продать товар N раз, при этом каждая продажа приносит 8,937.25 прибыли.

$N=\frac{D}{P}=\frac{\mathrm{117,971}}{\mathrm{8,937.25}}\approx 13.2$

Ответ:

Скорость оборачиваемости капитала должна быть как минимум 14 раз в год, так как дробное количество оборотов невозможно (нужно округлить в большую сторону).

Другими словами, если товар не делится на партии и продается только целиком, нужно произвести и продать 14 единиц товара за год.

Поэтому этот чарт на дашборде управления процессами вполне уместный и весьма полезный для планирования доходности бизнесов.

Контроль нагрузки на бюджет

На этом датчике мы контролируем расход годового бюджета, запланированного на все 12 процессов для открытия одного розничного пункта продаж. Для каждого проекта разные планы по бюджетным расходам и ожиданиям от прибыли.

Анализ ежемесячных расходов по проекту

На лепестковой диаграмме (как еще называют роза ветров) – презентуется динамика накопления итоговых расходов с каждым месяцем. Чем больше закрыто процессов, тем быстрее накапливается сумма расходов. Все закономерно.

Сравнительный анализ бюджетов

На пузырьковой диаграмме мы сравниваем объемы годовых бюджетов для разных проектов. На подписях данных в абсолютных значениях приведены суммы текущего и общего итогового бюджета по всем проектам.

Инфографика для анализа маржи

Креативная инфографика для презентации маржинальности всех 4-х бизнес-проектов. Сценарий динамической инфографики следующий: каждый год открывается новый проект, который имеет все большим бюджет. Чем больше бюджет, тем больше рыбка. С каждым годом открывается пасть новой рыбки. Уровень раскрытия пасти сопоставим маржинальности бизнеса. Максимально раскрытие 48%. Очень редко когда маржа может достигать таких масштабов. Напоминаем себе, что маржа в отличии от наценки не может превышать 100%. Поэтому – это вполне оправданный подход к презентации данных с помощью инфографики в виде рыбок.

Шаблон дашборда по управлению проектами в Excel

Все блоки визуализации данных гармонично сочетаются в одну презентацию с динамическим игровым дизайном.

Скачать дашборд управления проектами в Excel

В этот раз был построен дизайн инфографики в монограммном стиле с приятными пастельными цветами для глаз. Также есть еще контрастная версия дизайна для этого шаблона дашборда.

Теперь можно смело овладевать многозадачностью и управлять бизнес-процессами извлекая все больше пользы для масштабирования.