Excel дашборд с эпической диаграммой сжигания проектных задач

Благодаря Excel вы имеете возможность создавать полезные дашборды для гибкого управления проектами. Такие дашборды отличаются наличием специфических диаграмм: эпическое сжигание задач, круг спринтов, график сторис поинтов и др. Их вы не найдете в стандартном наборе инструментов для построения диаграмм в Excel. Но благодаря гибким настройкам визуализации данных в Excel вы имеете возможность собирать свои уникальные пользовательские диаграммы как конструктор. Более того, делать их интерактивными с презентабельным графическим дизайном. Рассмотрим для примера этот шаблон более подробно.

Шаблон дашборда для гибкого управления проектами в Excel

Этот дашборд презентует текущее состояние проекта по множеству показателям, которые организовано структурированы и оформлены приятным дизайном для легкого и быстрого восприятия информации.

4 блока кнопок позволяют пользователю интерактивно взаимодействовать с шаблоном. Выполнять срезы отчетов по менеджерам или объединять их в группы можно с помощью функции мульти выборки значений с использованием срезов данных сводных таблиц Excel.

Главной визуализацией данных является эпическая диаграмма сжигания задач. Это наглядный пример как Excel позволяет строить свои уникальные диаграммы под конкретные потребности пользователя. А также подключить интерактивность и все красиво оформить комфортным дизайном. Рассмотрим детально все блоки визуализации, а также их назначение и принцип использования дашборда в целом.

Эпическая диаграмма сжигания задач в Excel

Каждый бар – это один спринт задач, и он состоит из 3-х частей:

Нижний кластер бара отображает объем добавленных задач.
Средний кластер – это количество задач в процессе выполнения.
Верхний кластер – это количество завершенных поставленных задач.

Количества всех трех категорий задач видны не только на графике, но и на его легенде. Там же значения еще и суммируются при одновременном экспонировании нескольких баров на графике.

Нижние кластеры не имеют подписей значений на барах, чтобы не перегружать пользователя символьной информацией. Объем добавленных задач в абсолютных значениях всегда можно посмотреть на легенде при выборе любого бара или сумму нескольких выбранных баров.

При переключении года или менеджера на дашборде Эпическая диаграмма сгорания задач обновляется автоматически.

Данный тип визуализации очень часто используется для гибкого управления проектами, где важны циклы и ритмы устойчивой работы команды.

График контроля ежемесячных расходов бюджета

У каждого проекта есть свой бюджет и расходы на его реализацию. На видном месте дашборда представлен график соотношения расходов и объем запланированных средств на каждой месяц годового бюджета.

В подписях данных графика отображаются абсолютные значения этих двух показателей, которые суммируются при одновременном анализе показателей сразу за несколько месяцев.

Также в шапке этого блока визуализации находится подпись со значением суммы дефицита бюджета. Если фиолетовая кривая расходов находится выше синей кривой бюджета появляется отрицательное число показателя дефицита бюджета за выбранный учетный период на дашборде.

Каждый менеджер несет ответственность за свою полученную долю бюджета. Поэтому при переключении по менеджерам график кривых обновляется автоматически и соответственно.

Панель управления дашбордом

Эти два блока рассмотрим, как один целый элемент. Ведь они сильно взаимосвязаны между собой.

Первое значение в верхнем левом углу – это остаточная сумма бюджета. Данный бюджетный показатель рассчитывается немного по другой формуле в отличии от предыдущего. При переключении по месяцам эта сумма постоянно уменьшается так как символизирует собой баланс остатка бюджетных средств на текущий месяц текущего года для текущего менеджера или группы менеджеров.

Ниже расположен блок кнопок для переключения по годам на дашборде. Срезы данных сводных таблиц позволяют делать мульти выборку значений в Excel – это очень удобно!

Ниже представлена вертикальная столбчатая гистограмма для отображения количества выполненных задач в команде по каждому менеджеру. Вместо подписей значений на оси X в гистограмме используются подписи интерактивных кнопок для переключения между менеджерами на дашборде. Функция мульти выборки кнопок срезов позволяет анализировать менеджеров целыми группами или всех сразу. При этом в процессе такого использования блока кнопок все данные на дашборде будут обновлены автоматически и соответственно.

Справа находятся два абсолютных показателя:

Нижний план количества поставленных задач.
Фактическое количество выполненных задач на текущий месяц (или другой учетный период: квартал, год, полугодие).

Соотношение этих двух абсолютных показателей создает третий относительный показатель выполнения плана KPI. Он представлен на блоке выше и тоже с правой стороны в виде бубликовой диаграммы. Поэтому эти два блока так сильно взаимосвязаны.

Стоит также отметить, что диаграмма выполнения плана KPI имеет возможность отображать значения свыше 100% если план был перевыполнен.

Показатели уровня удовольствия команды от работы над проектом

С правой стороны дашборда на том же уровне также находится пара взаимосвязанных блоков визуализации данных.

Сверху представлена большая кольцевая диаграмма как относительное итоговое значение в процентах. Управляющий дашбордом имеет возможность контролировать уровень данного показателя в диапазоне 0% - 100%.

На нижнем блоке показана структура, из которой было сформирован итоговый показатель на верхнем блоке. Уровень удовольствия сотрудников оценивается количеством поинтов по 10-ти бальной шкале для одного из 5-ти факторов:

Вовлеченность
Рабочая нагрузка
Автономия
Сотрудничество
Состояние потока

Диаграмма типа радар наглядно показывает какой показатель преобладает влиянием на удовольствие работников проекта, а какой существенно отстает по сравнению с другими значениями.

Если верхний итоговый показатель удовольствия ниже желаемого, следует заглубиться в нижний радар-чарт и более детально оценить ключевые причинно следственные связи. Это позволяет быстро исправлять ситуацию и контролировать ее возникновение в определенных условиях.

Процент выполненных задач проекта

Следующий блок визуализации тесно связан с эпической диаграммой сжигания задач. Секторная диаграмма демонстрирует ситуацию с высоты птичьего полета в режиме геликоптер лук. То есть здесь итоговая информация прогресса выполнения сжигания сегментируется по типам задач в процентах. Данные выбраны в границах выбранного диапазона с учетом всех условий. Весь объем задач сегментируется на 3 базовые категории:

Завершенные.
В процессе выполнения.
Добавленные новые задачи.

Таким образом дашборд предоставляет всю основную информацию о состоянии проекта в абсолютных и относительных значениях.

Дополнительные метрики выполнения проекта по гибкой методологии

В нижнем левом углу находится последний блок, который еще не рассмотрели на дашборде. Здесь показан рейтинг активности дополнительных показателей выполнения проектов по гибкой методологии:

Эффективность потока
Надежность обязательств
Процент своевременной доставки
Процент доставки без дефектов

Чем выше процент – тем лучше и тем выше показатель находится в рейтинге. При изменении значений сортировка рейтинга по убыванию выполняется автоматически.

Скачать шаблон дашборда для гибкого управления проектами

Все блоки визуализации данных гармонично сочетаются в целостную композицию дашборда с интерактивными возможностями в Excel. Данный шаблон имеет также светлую версию классического дизайна визуализации данных для комфортной работы в солнечные дни:

Управляющий проектом теперь имеет возможность получать своевременную информацию об изменениях состояния проекта в графическом виде. Визуальное восприятие информации уменьшает умственную нагрузку и позволяет видеть больше и быстрее.

Скачайте этот шаблон и заполняйте его своими исходными данными на рабочем листе Excel с именем «Data». При необходимости свободно изменяйте диаграммы и графики визуализации под свои уникальные условия. Все доступно для вашей эффективной работы в Excel:

Скачать дашборд с эпической диаграммой сжигания задач в Excel

На сайте представлены также шаблоны с другими полезными диаграммами для гибкого управления проектами:

диаграмма круга спринтов;
график сжигания сторис поинтов;
гистограмма управления человеческими ресурсами и др.

Все шаблоны доступны для скачивания, и вы можете самостоятельно комбинировать свои дашборды под свои особенные потребности. Чтобы лучше понять принцип построения каждой диаграммы специально для вас подготовлен обучающий видеоурок под каждым дашбордом.