Шаблон отчета оплаты труда с примером сводки по зарплате

Отчет по оплате труда важен для предприятия. Он помогает эффективно отслеживать и управлять выплатами сотрудникам. В этой статье представлен интерактивный шаблон дашборда для презентации отчета с примером сводки по зарплате. Этот красивый и функциональный отчет поможет вам структурировать данные, чтобы улучшить анализ ключевых показателей. Используя данный шаблон, вы сможете быстрее сводить данные из разных отчетов, чтобы эффектно презентовать результаты для руководства.

Структура шаблона сводного отчета по оплате труда в Excel

Этот красивый и интерактивный шаблон дашборда представляет собой панель управления сводными отчетами по заработной плате для видения эффективности использования бюджета в режиме геликоптер вид. Руководство предприятия получает возможность быстро оценивать ситуацию и реактивно принимать правильные стратегические решения.

Структура сводного отчета по оплате труда состоит из восьми блоков визуализации данных:

1. Категории сотрудников.
2. Прогноз расходов на оплату труда.
3. Анализ рабочего времени.
4. Распределение бюджета зарплаты по департаментам предприятия.
5. Фонд оплаты труда.
6. Тепловая карта ежедневной активности работы на предприятии.
7. Рейтинг Топ-5 успешных сотрудников.
8. Распределение показателей KPI и компенсаций по категориям сотрудников.

Далее детально рассмотрим каждый блок визуализации данных на дашборде по заработной плате сотрудников.

Распределение финансовых средств по категориям сотрудников

В это блоке визуализации данных мы анализируем в каком учетном периоде какая категория сотрудников какую долю финансовых ресурсов получила в качестве инвестиций в оплату труда. В данном примере представлено всего 5 базовых категорий сотрудников предприятия:

1. Менеджмент.
2. Административный штат.
3. Отел продаж.
4. Производственный отдел.
5. Отдел логистики и поставок товаров.

Ниже находится горизонтальная гистограмма для сравнительно анализ общих итоговых показателей расходов:

• базовая оплата труда;
• бонусные и премиальные выплаты;
• налоговые расходы и страховые взносы.

Полезный совет! Аномальные изменения и статистические выбросы в итоговых показателях легко отследить на коротких тайм фреймах учетных периодов.

Прогноз еженедельных расходов на оплату труда

На чарте можно выполнять сравнительный анализ планируемых среднестатистических расходов предстоящей рабочей недели, спрогнозированных на планерке в каждый понедельник. На графике видно на сколько отличается план от факта реальности. Зеленая линия – прогноз, желтая линия – актуальные значения.

По статистике всегда отлеживается тенденция активности рабочих часов по дням недели. Но при столкновении предсказываемых гипотез с реальностью часто можно наблюдать как жизнь бизнеса всегда вносит свои коррективы в наши планы.

Сравнительный анализ рабочего времени

Выведены две диаграммы для сравнения по двум показателям:

1. Синяя диаграмма – нормативно отработанные часы в процентах от общего количества рабочих часов.
2. Зеленая диаграмма – оплата на основе фактически отработанных часов в процентах от общего фонда заработной платы.

При изменении учетного периода времени на дашборде, данные обновляются автоматически и соответственно истории статистики.

Распределение бюджета зарплаты по департаментам предприятия

В примере представлено всего 5 категорий департаментов. Каждому департаменту соответствует свой цвет сектора на диаграмме:

1. Центральный офис – бирюзовый.
2. Региональные офисы – зеленый.
3. Региональные филиалы – фиолетовый.
4. Удаленные сотрудники – синий.
5. Аутсорсинг – желтый.

В центре указана общая сумма выделенного бюджета на оплату труда сотрудникам департаментов предприятия.

Сводный отчет: Фонд оплаты труда

Чарт визуализирует отклонения фонда оплаты труда от запланированного среднегодового уровня. Здесь можно проанализировать, как фонд оплаты труда изменяется в течение года. А также сравнить каждый месяц со средним уровнем по году. Это поможет выявить пики и спады, понять сезонные колебания и выявить возможные аномалии.

Практическое применение: Визуализация помогает отделу HR или финансовым аналитикам отслеживать, где перерасход или, наоборот, недорасход средств на зарплаты. Такой сценарий будет полезен для анализа тенденций в зарплатах, переработках или других аспектах.

Тепловая карта ежедневной активности работы на предприятии

Тепловая карта показывает четыре смены рабочего дня на протяжении 28-ми дней учетного периода.

В отчетах часто встречается учетный период с продолжительностью в 28 дней. Зачастую – это стандартный промежуток времени для ежемесячных расчетов, который используется для учета в рамках финансовых и операционных циклов.

Учетный период 28 дней также основан на среднем количестве дней в месяце, так как большинство месяцев имеют 30 или 31 день, но 28 дней (или 4 недели) являются более удобным числом для расчета, так как оно делится на ровные недели. По си Y справа указаны номера дней начала и конца рабочей недели (1,7,14,28).

Кроме того, 28 дней могут использоваться для создания четких, повторяющихся циклов, например, для анализа данных по неделям или для расчета еженедельных показателей, что удобно при составлении отчетности.

А еще данные за период 28 дней очень удобно визуализировать на дашборде, так как каждый сегмент данных образует правильную форму структуры визуализации. В результате все красиво вписывается в любой дизайн презентации и при этом не теряет экономического смысла показателей. Это идеальнее решение для сложностей, связанных с календарными расхождениями.

Каждой клетке на тепловой карте присвоен цвет отклонения от нормы количества отработанных часов в каждой смене за 1 рабочий день:

1. Недоработка.
2. Стандартные часы.
3. Сверхурочные.
4. Чрезмерные сверхурочные.

Таким образом, визуализация поможет увидеть, как распределяются рабочие часы по сменам, а также выявить возможные проблемы с графиками или эффективностью работы налаженной системы организации труда на предприятии.

Рейтинг топ-5 самых успешных сотрудников на предприятии

В зависимости от уровня ответственности и сложности поставленных задач перед сотрудником нужно соответственно вознаграждать работников предприятия. Это важно для создания и поддержания мотивации не только эффективно выполнять поставленные задачи, но и советовать своей должности в целом. Оплата труда поддерживает только внешнюю мотивацию. Статус занимаемой должности, соответствующий подтвержденным в работе профессиональным навыкам, усиливает внутреннюю мотивацию. Именно бонусы и премия акцентируют внимание на заслуженный статус. Фактически бонус и премия дают обратную связь сотруднику как указатель на то, что результаты его профессиональных навыков были замечены руководством и достойно вознаграждены.

Успех сотрудника измеряется в первую очередь в деньгах. Не существует успешных бедных и безденежных менеджеров. Но в этом блоке визуализации рейтинга сотрудников представлен не только их размер дохода по убыванию, но и сегментированы на два показателя оплаты труда:

1. Размер бонусных и премиальных выплат сотруднику – желтый цвет.
2. Базовая ежемесячная зарплата – зеленый цвет.

Сумма этих двух показателей определяет уровень успешности работы сотрудника на предприятии. Если у сотрудника часто возникают заслуженные бонусные вознаграждения и часто превышают базовую ставку, стоит обратить внимание на его профессиональные достижения. Возможно нужно задуматься о повышении зарплаты или даже должности (в отдельных случаях в зависимости от ситуации).

Распределение показателей KPI и компенсаций по категориям сотрудников

Здесь представлен чарт типа Радар. На нем видны 5 категорий для двух взаимосвязанных показателей.

5 категорий — это все те же категории сотрудников (A - Management, B - Administrative staff, C - Sales department, D - Production department, E - Logistics department). Две кривые распределения отображают два взаимосвязанных показателя.

1. Ключевые показатели эффективности: производительность, количество выполненных задач или достигнутые цели – зеленая линия.
2. Содержание сотрудника: например, базовая зарплата, бонусы, премии, командировочные и так далее – розовая линия.

В правильно организованной системе работы и вознаграждения сотрудников показатель KPI должен определять размер компенсации на содержание каждого работника. Отчет позволяет отслеживать и удержать баланс между результатами работы и выплатами. Сравнение KPI и содержания позволяет выявить, насколько эффективно распределяются ресурсы компании в зависимости от работы сотрудников.

Визуализация неэффективности или перерасхода: например, если сотрудники с высокими KPI получают меньше бонусов, это может указывать на возможную проблему с системой компенсации.

В этом же блоке визуализации данных находятся элементы управления дашбордом через интерактивные кнопки срезов сводных таблиц в Excel.

Дашборд для анализа эффективности оплаты труда в Excel

Этот сценарий отчета оплаты труда полезен для анализа того, как эффективно система мотивации и компенсации соответствует фактическим результатам сотрудников. Excel дашборд поможет HR-отделу или менеджерам выявить несоответствия, оценить эффективность выплат и вовлеченность сотрудников.

Скачать шаблон отчета оплаты труда в Excel

Такой подход к составлению Excel отчетов в интерактивном формате дашборда позволяет детально исследовать связь между результатами работы и фактическими выплатами. Своевременный визуальный отчет может быть ключевым фактором для оптимизации системы мотивации и повышения продуктивности в компании в целом.