Управление личными финансами по системе конвертов в Excel

Одной из самых эффективных техник для управления личными финансами считается Cash Envelope System. Ее преимущества мы перенесли на интегративный дашборд с целью увеличить эффективность достижения личных финансовых целей с многоуровневым контролем доходов и расходов.

Дашборд Cash Envelope System в Excel

Дашборд предназначен для управления личными финансами с использованием технологии 5-ти конвертов – Cash Envelope System.

Как работает классическая система конвертов

1. Определение категорий: Вы подготавливаете физические (или цифровые) конверты под гибкие повседневные расходы: «Продукты», «Базовые потребности / Коммуналка», «Отдых и развлечения», «Краткосрочные цели до 1 года», «Долгосрочные цели 1+ год».
2. Лимит на период: В начале месяца (или после каждой зарплаты) снимаются наличные и раскладываются по конвертам в строго определенном объеме.
3. Главное правило: Когда деньги в конкретном конверте заканчиваются, лимит исчерпан – тратить на эту категорию до следующего месяца больше нельзя (или придется перекладывать из другого конверта, урезая иные траты).

Для управления системой 5 конвертов дашборд использует тепловую карту с интерактивной легендой, которая наглядно показывает состояние личного финансового здоровья. Чем ближе к зеленому, тем лучше показатели управления личными финансами.

Остальные блоки визуализации являются не менее важными поэтому рассмотрим их все последовательно шаг за шагом.

Сводная информация о финансовых целях

В этой версии дизайна дашборда сводная информация гармонично сливается с шапкой и главным меню в один блок визуализации данных.

Горизонтальная гистограмма состоит всего из двух прогресс-баров:

1. Верхний прогресс-бар – отвечает за прогресс на пути к достижению глобальной долгосрочной цели: например, накопить инвестиционный портфель на сумму $50 000.
2. Нижний бар – визуально информирует о прогрессе закрытия промежуточной цели в текущем году.

Все большие цели нужно разбивать на меньшие промежуточные задачи.

Каждая цель должна быть амбициозной, чтобы выполнять функцию источника энергии – за это отвечает глобальная большая и долгосрочная цель. И в то же время цель должна быть достижимой, чтобы выполнять функцию источника веры в результат – это промежуточные цели. Вот и все что нужно вам этой жизни! Правильно ставьте цели и живите играючи.

Если вы не знаете, что делать для своих достижений – вам нужно экспериментировать. Но если вы знаете, что делать, но не делаете – вам нужно правильно поставить цель. Тогда она даст вам энергию для действий и веру для защиты от препятствий на пути к ее достижению.

Соотношение расходов и доходов – обязательный индикатор

Если главная задача дашборда – это работа с личными финансами, то всегда следует добавить диаграмму для контроля соотношения расходов и доходов. Стойкость важнее гениальности! Какая бы гениальная цель у вас была, вы должны придерживаться главного правила финансового благополучия – доходы всегда должны превышать расходы. А все остальное – это всего лишь вопрос масштабирования. Не позвольте себя ослепить яркостью амбициозной цели, чтобы не забывать регулярно контролировать расходы.

Этот блок визуализации содержит кнопки управления выбора месяца для анализа на дашборде. Полномочия блока кнопок распространяются на все остальные блоки визуализации дашборда и на всех его дочерних экранах.

Дашборд предоставляет вам целый отдельный экран для погружения в отчет о расходах и доходах:

Линейный график отображает динамику изменения показателей. Горизонтальная гистограмма внизу показывает итоговый баланс соотношения доходов и расходов за текущий выбранный учетный период.

Распределение структуры доходов по источникам на диаграмме Радар

Контролировать расходы – это очень важно, но не мнее важно контролировать доходы. Ведь постоянно снижать расходы под влиянием спада доходов не получиться. Вы быстро упретесь в минимальное плато. Поэтому доходы нужно масштабировать и контролировать.

Данная диаграмма радар позволяет выполнять сравнительный анализ одновременно по пяти показателям доходов с разных источников. Здесь вы легко определите свои лучшие точки роста, сравнивая лучшие источники на фоне остальных.

Более подробную информацию об источниках доходов можно наблюдать на соответственном экране дашборда:

В таком формате этот отчет удобно экспонировать и презентовать при необходимости.

Тепловая карта для Cash Envelope System

Рассмотрим, как анализировать личное финансовое здоровье по системе пяти конвертов в Excel.

По оси Y представлены 5 конвертов, а по оси X – 12 месяцев для текущего года. Каждая ячейка тепловой карты окрашена соответственно уровню наполненности конверта. Интерактивная легенда наглядно показывает, что в начале фиолетовый цвет – низкий уровень. А в конце ярко-зеленый цвет – высокий уровень наполнения.

При выборе любого конверта или группы конвертов за любой месяц или квартал курсор интерактивной легенды показывает соответственный цвет среднего значения для этих данных.

Прозрачный курсор ячеек экспонирует выбранные месяцы и конверты непосредственно на тепловой карте для удобного анализа. Если нажать на один из конвертов, то на диаграмме будет экспонирован курсором только один выбранный конверт. А легенда покажет его среднее значение наполненности за выбранный учетный период: месяц, квартал, полугодие или целый год.

Кнопки управления конвертами работают исключительно локально. Их полномочия не распространяются за границы блока визуализации тепловой карты. В данном шаблоне конверты не имеют влияние на другие блоки визуализации. Но у них имеется также свой персональный экран для погружения в глубокий анализ результатов работы системы:

Как расшифровывается цветовая гамма?

Цвета показывают статус / процент заполнения (или процент остатка/накопления) конверта в каждом месяце по принципу градиента:

1. Фиолетовый: Критический / нулевой уровень (минимальный остаток).
2. Пурпурный: Больше чем 0 на остаток месяца.
3. Коралловый: Низкий уровень (в конверте слишком мало, либо требует внимания или был перерасход).
4. Оранжевый: Средний / переходный уровень (умеренный остаток / частичное наполнение).
5. Лазурный: Хороший / высокий уровень (высокая заполненность, отличный прогресс накопления).
6. Светло-бирюзовый: Полное / близкое к 100% заполнение (цель выполнена, цвет максимальная заначка).

Главный паттерн: Плавная трендовая диагональ

На графике отчетливо видна диагональная волна оздоровления бюджета (переход слева направо и сверху вниз от фиолетово-красных тонов к голубым):

1. Конверт 1 (Верхний ряд — Продукты):

• Январь:
  Красный (тяжелый старт года, вероятны сильные праздничные перерасходы).
• Февраль — Апрель:
  оранжевый (стабилизация, базовое управление).
• Май — Декабрь:
  Стабильно лазурный / бирюзовый (полный контроль над расходами на еду до конца года).

2. Конверты 2 и 3 (Базовые расходы и Развлечения):

• В начале года (Январь–Март) в них был дефицит / перерасход (
  красный/розовый).
• К маю-июню они уверенно перешли в
  голубую (безопасную) зону.

3. Конверты 4 и 5 (Нижние ряды — Краткосрочные и Долгосрочные цели):

• Январь — Апрель: В
  фиолетово-красной
  зоне (накоплений не было или ресурсы из них забирались на текущие нужды).
• Май — Июль: Пошел процесс накопления (
  оранжевый цвет преобладает).
• Август — Декабрь: Вышли в устойчивую
  голубую зону накопления.

Главный вывод анализа по Cash Envelope System

1. Первая треть года (Jan–Apr): Период кассового разрыва и разгона. Деньги уходили в основном на базовое потребление, накопительные конверты пустовали (
   розово-фиолетовые
   цвета).
2. Переломный момент (May): Система начала давать результаты. Заполнение пошло сверху вниз.
3. Вторая половина года (Jul–Dec): Финансовая модель вышла на идеальную мощность. Все 5 конвертов находятся в
   зелено-голубой
   безопасной зоне (накопления растут, операционные конверты не опустошаются досрочно).

Далее анализируем тепловую карту на фоне других индикаторов.

Диаграмма спидометр уровня эффективности личных финансов

На диаграмме спидометр мы можем наблюдать эффективность использования личных финансовых средств расходуя их на:

1. Инвестиции.
2. Бизнес.
3. Сбережения.

Чем выше отдача от вложений, тем выше эффективность.

Эти три актива для личного инвестирования показаны ниже по отдельности и сортируются автоматически по убыванию показателя эффективности. В зависимости от выбранного учетного периода на дашборде.

Прогресс выполнения KPI плана для достижения глобальной цели

На этом стильно оформленном прогресс баре мы наблюдаем как прогрессируем по выполнению поставленных задач для достижения долгосрочной глобальной цели на протяжении всех трех лет. Как видно на дашборде по состоянию на июль месяц 2030 года – главная цель 70% выполнения, существенно запаздывает по отношению к выполнению плана KPI 82%. В результате план пришлось перевыполнять, но в итоге в декабре цель достигнута, и оно того стояло. Так очень часто бывает. Ведь на опережающие показатели такие как KPI мы имеем прямое влияние, в то же время запаздывающие показатели – финансовые цели подвержены влиянию большему количеству внешний факторов.

Так часто в жизни случается, чтобы достичь финансовый результат мы просто увеличиваем дополнительное количество итераций выполнения задач, на которые мы имеем больше влияния. В итоге усилий потрачено больше, чем ожидалось, но цель достигнута, а это главное!

Разные версии дизайнов дашборда управления личными финансами

Этот шаблон дашборда имеет также привлекательную версию дизайна в неоновом стиле для презентации и экспонирования на фоне конкурентов.

А также имеется светлая версия дизайна для комфортной работы в дневное время суток:

Вы можете скачать и улучшить этот шаблон под свои потребности. Например, можете сделать так, чтобы все визуализации были привязаны к каждому конверту. Но для этого вам потребуется немного изменить структуру таблицы исходных данных. А также не забудьте обновить все сводные таблицы CTRL+ ALT + F5:

Скачать шаблон дашборда для Cash Envelope System в Excel

Возможности Excel предоставляют потенциал для реализации самых нестандартных идей в сфере управления личными финансами. Что важно это все возможно реализовать без использования макросов. Достаточно базовых знаний по сводным таблицам и некоторым формулам. Также важно изучать параметры диаграмм в большей степени, чтобы получать такие результаты. Этих параметров не слишком много, чтобы убедиться в этом рекомендуем посмотреть видео на нашем ютуб канале Excel Visual.